Arztbesuch während der Arbeitszeit: Wann er bezahlt wird

Der Grundsatz: erst die Freizeit, dann die Arbeitszeit

Es gibt kein Recht darauf, zum Arzt zu gehen, wann es gerade passt. Die Arbeitspflicht besteht auch dann, wenn ein Termin bequemer in den Vormittag fiele. Wer einen Termin ohne Weiteres auf den späten Nachmittag, den freien Tag oder die Samstagssprechstunde legen kann, muss das tun – ein Anruf in der Praxis mit der Bitte um einen Ausweichtermin gehört zu dieser Obliegenheit.

Die Grenze verläuft dort, wo die Terminwahl nicht mehr in der Hand der beschäftigten Person liegt. Das Bundesarbeitsgericht hat das am 29. Februar 1984 im Verfahren 5 AZR 92/82 auf den Punkt gebracht: Vergütung für die durch einen Arztbesuch ausgefallene Arbeitszeit kann nur verlangen, wem der Besuch notwendig war. Notwendig ist er insbesondere dann, wenn die Ärztin oder der Arzt zu einer Untersuchung oder Behandlung einbestellt und auf Terminwünsche nicht eingehen kann oder will.

Der praktische Maßstab ist damit nicht „Wie dringend ist die Beschwerde?“, sondern „Gab es eine zumutbare Alternative?“. Eine Facharztpraxis mit Sprechzeiten ausschließlich von 8 bis 15 Uhr lässt einer Vollzeitkraft im Zweischichtbetrieb keine Wahl. Eine Zahnreinigung, für die drei Termine zur Auswahl standen, dagegen schon.

§ 616 BGB – und warum er oft gar nicht mehr gilt

Die Anspruchsgrundlage ist kurz: Wer „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden“ an der Arbeit gehindert ist, verliert den Vergütungsanspruch nicht. Ein notwendiger Arzttermin ist genau so ein persönlicher Verhinderungsgrund. Bezahlt wird dabei die tatsächlich benötigte Zeit einschließlich der Wege zur Praxis und zurück – nicht der ganze Tag.

Der entscheidende Punkt wird im Betrieb regelmäßig übersehen: § 616 BGB ist dispositiv. Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen dürfen ihn einschränken oder vollständig ausschließen, und viele tun das auch – oft in einer unscheinbaren Klausel im Abschnitt „Sonstiges“. Ist § 616 BGB wirksam abbedungen, bleibt der Anspruch auf Freistellung für den notwendigen Termin bestehen, der Anspruch auf Bezahlung aber nicht. Die Zeit wird dann nachgearbeitet, vom Zeitkonto abgezogen oder als unbezahlte Unterbrechung gebucht.

Wer wissen will, was im eigenen Betrieb gilt, prüft deshalb in dieser Reihenfolge: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag – und erst danach das Gesetz. Wie sich solche vertraglichen Abweichungen auch bei anderen Zeitfragen auswirken, zeigt der Beitrag zum Arbeitszeitkonto.

Gleitzeit ändert die Antwort

In Gleitzeitmodellen liegt die Lage der Arbeitszeit innerhalb der Gleitspanne in der Hand der Beschäftigten. Genau deshalb gilt hier ohne ausdrückliche Regelung: Für einen Arztbesuch, der in die Gleitspanne fällt, gibt es keine Zeitgutschrift – die Zeit kann an einem anderen Tag oder zu einer anderen Tageszeit erbracht werden. Wer um 9 Uhr zum Arzt geht und um 11 Uhr anfängt, arbeitet abends entsprechend länger.

Anders ist die Lage, wenn der Termin zwingend in die Kernzeit fällt. Dann fehlt die Ausweichmöglichkeit, und es gelten wieder die allgemeinen Voraussetzungen: War der Termin notwendig, wird die Zeit gutgeschrieben, soweit § 616 BGB nicht abbedungen ist. Betriebe mit Gleitzeit sollten diesen Fall deshalb explizit in der Betriebsvereinbarung regeln, statt ihn im Einzelfall auszudiskutieren.

Drei Sonderfälle, die anders laufen

Nicht jeder Termin bei einer Ärztin ist ein „Arztbesuch“ im hier beschriebenen Sinne. Drei Konstellationen haben eigene Rechtsgrundlagen – und in allen dreien ist die Zeit bezahlt:

• Arbeitsmedizinische Vorsorge. Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge nach der ArbMedVV soll nach § 3 Abs. 3 ArbMedVV im Regelfall während der Arbeitszeit durchgeführt werden; die Kosten dürfen den Beschäftigten nach § 3 Abs. 3 ArbSchG nicht auferlegt werden. Diese Termine sind betrieblich veranlasst und keine Privatsache.
• Untersuchungen in der Schwangerschaft. § 7 Abs. 2 MuSchG verpflichtet den Arbeitgeber zur Freistellung für Untersuchungen im Rahmen der Mutterschaftsvorsorge; § 23 MuSchG stellt sicher, dass dadurch kein Entgeltausfall entsteht.
• Der Arztbesuch endet mit einer Krankschreibung. Dann ist nicht mehr § 616 BGB die Grundlage, sondern § 3 EFZG – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu sechs Wochen. Der Streit über die Notwendigkeit des Termins erledigt sich damit.

Ein vierter Fall betrifft nicht die eigene Person: Ist ein Kind erkrankt und keine andere Betreuung möglich, kommt zunächst § 616 BGB in Betracht – und wenn dieser ausgeschlossen ist, das Kinderkrankengeld der gesetzlichen Krankenkasse nach § 45 SGB V.

Wie die Zeit korrekt erfasst wird

Arbeitsrechtlich geklärt heißt noch nicht sauber dokumentiert. Für die Zeiterfassung sind drei Dinge wichtig, und alle drei entscheiden sich vor dem ersten Termin, nicht danach.

Erstens die Buchungsart. Ein Arztbesuch ist weder Pause noch reguläre Arbeitszeit. Wer ihn als Pause bucht, verfälscht die Pausenzeiten nach § 4 ArbZG; wer ihn stillschweigend durchlaufen lässt, dokumentiert Arbeitszeit, die nicht geleistet wurde. Sauber ist eine eigene Abwesenheitsart – etwa „Arzt (bezahlt)“ und „Arzt (unbezahlt)“ –, die den Fall sichtbar macht und die Auswertung ermöglicht.

Zweitens die Grenzen der Nachweispflicht. Der Arbeitgeber darf verlangen, dass die Notwendigkeit plausibel wird, also etwa eine Terminbescheinigung der Praxis. Eine Diagnose gehört nicht dazu und darf auch nicht erhoben werden – Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. In der Zeiterfassung hat deshalb nur die Abwesenheitsart etwas zu suchen, nicht der Grund.

Drittens der Korrekturweg. Ein Termin, der spontan dazwischenkommt, wird selten korrekt gestempelt. Entscheidend ist, dass die Nachtragung als Antrag mit Freigabe läuft und sichtbar bleibt, statt still überschrieben zu werden.

Systeme wie der Testsieger dieser Auswertung, Aplano, bilden das mit frei definierbaren Abwesenheitsarten ab: Die Buchung läuft per App oder Browser, bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten wirken unterschiedlich auf das Stundenkonto, und Korrekturen laufen über einen Freigabeschritt. Welche Systeme diesen Ablauf sonst noch abbilden, zeigt der Systemvergleich; die Einordnung der Erfassungspflicht selbst steht auf der Seite Rechtslage.

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