Rechtslage Deutschland

Arbeitszeiterfassung 2026: Was heute gilt

Pflicht, Form, Pausen, Ruhezeiten und Delegation in klaren Antworten.

Von Dr. Katharina Müller · Aktualisiert am 31. Juli 2026 · Quellen am Seitenende

Aktueller Stand: Arbeitgeber müssen ein System einführen und anwenden, mit dem die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst wird. Beginn, Ende und Dauer sind zu dokumentieren. Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Form nennt das BMAS derzeit noch nicht.

Ob und Wie sauber trennen

Das „Ob“ ist durch die BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 geklärt. Der Arbeitgeber muss die Organisation bereitstellen. Beim „Wie“ bestehen Gestaltungsspielräume: Papier kann formal genügen, eine App macht Korrekturen, Auswertungen und Zugänglichkeit aber oft belastbarer.

Auf welchen offiziellen Quellen beruht diese Seite?

Primärquellen: Maßgeblich sind der Gesetzestext des Arbeitszeitgesetzes, § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts und die offiziellen Hinweise des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Jede Angabe dieser Seite lässt sich dort im Original nachlesen.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im amtlichen Volltext – herausgegeben vom Bundesministerium der Justiz und vom Bundesamt für Justiz.
§ 3 Arbeitsschutzgesetz – die Norm, aus der das Bundesarbeitsgericht die Erfassungspflicht ableitet.
BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – Entscheidung auf der Website des Gerichts.
EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 („CCOO“) – Entscheidungsdatenbank des Gerichtshofs.
Bundesministerium für Arbeit und Soziales: offizielle Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
§ 17 Mindestlohngesetz – Aufzeichnungspflicht für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG.

Arbeitszeitgesetz in Zahlen

8 Std.werktägliche Regelarbeitszeit nach § 3 ArbZG.

10 Std.möglich, wenn der gesetzliche Ausgleich eingehalten wird.

11 Std.grundsätzliche ununterbrochene Ruhezeit nach § 5 ArbZG.

Pausen richtig abbilden

Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Automatische Abzüge dürfen nicht die tatsächlich genommene Pause verfälschen; es braucht einen verständlichen Korrekturweg.

Was eine App organisatorisch leisten sollte

Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar speichern.
Korrekturen mit Rollen, Zeitpunkt und Begründung dokumentieren.
Beschäftigten Zugriff auf ihre eigenen Zeiten geben.
Pausen- und Ruhezeitkonflikte sichtbar machen.
Aufbewahrung und Löschung in einem betrieblichen Konzept regeln.

Warum Aplano hier gut passt

Aplano verbindet Zeitstempel, Pausenregeln, laufende Stundenkonten und Konfliktmeldungen mit dem Dienstplan. Dadurch kann die Prüfung an der geplanten Schicht ansetzen. Die Software garantiert keine Rechtskonformität von allein; entscheidend bleiben korrekte Regeln und tatsächliche Nutzung.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Detail

Die Herleitung der allgemeinen Pflicht: Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (C-55/18), dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht übertrug diese Vorgabe mit dem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) auf das deutsche Arbeitsschutzrecht.

Daneben bestehen zwei ausdrückliche gesetzliche Aufzeichnungspflichten: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist die über die werktäglichen acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für geringfügig Beschäftigte verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertags — ebenfalls mit mindestens zweijähriger Aufbewahrung. Ein digitales System erfüllt beide Pflichten nebenbei, wenn vollständig gestempelt wird.

Pflichten und Fristen im Überblick
Pflicht	Rechtsgrundlage	Frist
Gesamte tägliche Arbeitszeit erfassen (Beginn, Ende, Dauer)	BAG, Beschluss 1 ABR 22/21 i. V. m. Arbeitsschutzrecht	laufend
Mehrarbeit über acht Stunden aufzeichnen	§ 16 Abs. 2 ArbZG	Aufbewahrung mindestens zwei Jahre
Zeiten geringfügig Beschäftigter aufzeichnen	§ 17 MiLoG	binnen sieben Kalendertagen; Aufbewahrung zwei Jahre
Ruhepausen gewähren (30/45 Minuten)	§ 4 ArbZG	arbeitstäglich
Ruhezeit von elf Stunden einhalten	§ 5 ArbZG	nach Ende der täglichen Arbeitszeit
Lage der Arbeitszeit bei Arbeit auf Abruf ankündigen	§ 12 TzBfG	mindestens vier Tage im Voraus

Ausblick: Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung

Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf vorgelegt, der die elektronische Form der Zeiterfassung im Arbeitszeitgesetz verankern soll. Er ist geplantes, kein geltendes Recht; Übergangsfristen und mögliche Ausnahmen für kleine Betriebe können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Betriebe, die bereits vollständig digital erfassen, dürften eine spätere Formpflicht ohne größere Umstellung erfüllen.

Kurz erklärt

Häufige Fragen

Welche Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden?

Nach der aktuellen BMAS-Darstellung sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Pausen müssen so abgebildet sein, dass die tatsächliche Dauer nachvollziehbar bleibt.

Muss die Zeiterfassung schon heute elektronisch sein?

Die Pflicht zur vollständigen Erfassung gilt bereits. Das BMAS nennt derzeit aber keine allgemeine Formvorschrift; eine handschriftliche Aufzeichnung ist weiterhin möglich. Für Auswertung und Nachvollziehbarkeit ist eine digitale Lösung oft praktischer.

Ist Aplano auch für kleine Teams geeignet?

Ja. Die Abrechnung erfolgt pro aktivem Mitarbeiter. Für Arbeitszeiterfassung wird der Pro-Tarif benötigt; er kostet laut Preisseite 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zuzüglich Umsatzsteuer.

Kann Aplano Arbeitszeit ohne vorgeplante Schicht erfassen?

Ja. Laut Funktionsübersicht ist Stempeln auch ohne vorher angelegte Schicht möglich. Das ist für flexible Einsätze und kleine Betriebe relevant.

Funktioniert Vertrauensarbeitszeit weiterhin?

Ja. Beschäftigte können die Lage ihrer Arbeitszeit weiterhin eigenverantwortlich bestimmen; die tatsächliche Arbeitszeit und die Grenzen des Arbeitszeitschutzes bleiben dennoch zu dokumentieren.

Was ist bei GPS oder Geofencing zu beachten?

Ein klarer Zweck, Datensparsamkeit, transparente Information und eine passende Rechtsgrundlage sind wichtig. Punktuelle Standortprüfung beim Stempeln ist von dauerhafter Bewegungsüberwachung zu unterscheiden.

Wer bleibt verantwortlich, wenn Mitarbeitende selbst stempeln?

Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung nach BMAS-Auffassung delegieren, bleibt aber für die öffentlich-rechtlichen Vorgaben verantwortlich.

Hat der Betriebsrat mitzubestimmen?

Bei der Ausgestaltung eines technischen Systems kann nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bestehen, soweit Regelungsspielraum vorhanden ist.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.

Nachprüfbar

Quellen und Stand

BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Pflicht, Form, 82-Prozent-Wert).
Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21.
Aplano: Preise und Funktionsmatrix, abgerufen Juli 2026.
Aplano: Zeiterfassung per App, Geofencing und Terminal.
TimeTac Preise, timr Preise und Timebutler Preise, Anbieterangaben.
Arbeitszeitgesetz, insbesondere §§ 3 bis 5.
EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 · § 17 MiLoG – Aufzeichnungspflichten · § 12 TzBfG – Arbeit auf Abruf.

Redaktionell geprüft am 31. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.