Arbeitszeit-App in 6 Schritten einführen

Einführung in sechs Schritten

1. Ist-Prozess erfassen: Orte, Schichtarten, Pausen und heutige Fehler notieren.
2. Muss-Kriterien festlegen: App, Browser, Station, Projektcodes, Genehmigungen und Auswertungen priorisieren.
3. Regeln entscheiden: Rundung, vergessene Buchung, automatische Pause, Rollen und Fristen dokumentieren.
4. Pilot konfigurieren: fünf bis zehn Personen mit typischen Sonderfällen auswählen.
5. Monat abschließen: Korrektur, Freigabe und Export real durchspielen.
6. Ausrollen: kurze Anleitung, Ansprechpartner und feste Review-Termine nennen.

Aplano-Pilot konkret

Im 14-Tage-Test steht laut Anbieter der Pro-Funktionsumfang bereit. Legen Sie mindestens eine Schicht, eine ungeplante Stempelung, eine Pause, eine vergessene Buchung und einen Standortwechsel an. Prüfen Sie anschließend, welche Ansicht Mitarbeitende und Manager jeweils sehen.

Typische Fehlstarts

Rechtlicher Rahmen: Was vor dem Rollout feststehen muss

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entsteht nicht durch die Software, sondern besteht unabhängig von ihr. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber ein System einführen und anwenden müssen, mit dem die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst wird; Grundlage ist die Auslegung des Arbeitsschutzrechts im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Eine Arbeitszeit-App ist damit ein Weg, eine ohnehin bestehende Pflicht geordnet zu erfüllen. Drei Aufzeichnungspflichten sollten im Regelwerk des Einführungsprojekts ausdrücklich benannt werden:

• Mehrarbeit: Die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Minijobs: Für geringfügig Beschäftigte verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertags; auch hier gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren.
• Grenzwerte: § 3 ArbZG (acht Stunden werktäglich, bis zu zehn bei späterem Ausgleich), § 4 ArbZG (30 Minuten Pause ab mehr als sechs, 45 Minuten ab mehr als neun Stunden) und § 5 ArbZG (elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit) definieren die Konflikte, die das neue System sichtbar machen sollte.

Der im Juni 2026 vorgelegte Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung würde die Form der Erfassung konkretisieren. Er ist geplantes, kein geltendes Recht — wer heute einen vollständigen digitalen Prozess einführt, muss bei einer späteren Formpflicht voraussichtlich wenig umbauen.

Mitbestimmung und Kommunikation

Besteht ein Betriebsrat, gehört er an den Anfang des Projekts, nicht an das Ende: Die Einführung und Ausgestaltung einer technischen Einrichtung, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen kann, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ebenfalls mitbestimmungspflichtig. In der Praxis bewährt sich eine kompakte Betriebsvereinbarung, die Erfassungswege, Korrekturprozess, Auswertungen, Zugriffsrechte und Löschfristen regelt. Sie beantwortet zugleich die häufigsten Fragen der Mitarbeitenden und beugt dem Eindruck heimlicher Kontrolle vor — dem häufigsten Akzeptanzproblem bei der Einführung digitaler Zeiterfassung.

Realistischer Zeitplan

Für kleine und mittlere Betriebe hat sich ein Rahmen von sechs bis zehn Wochen bewährt: ein bis zwei Wochen für Ist-Aufnahme und Regelentscheidungen, zwei bis vier Wochen Pilotbetrieb bis zum ersten Monatsabschluss, danach gestaffelter Rollout je Standort oder Team. Entscheidend ist weniger die Dauer als die Reihenfolge: Erst wenn Korrektur, Freigabe und Export einmal real durchlaufen wurden, ist der Prozess belastbar.