Dienstreise als Arbeitszeit: Was zählt und was vergütet wird

Zwei Fragen, die ständig vermischt werden

Der häufigste Fehler in der Diskussion ist die Annahme, es gebe eine Definition von Arbeitszeit. Tatsächlich verfolgen die beiden einschlägigen Regelwerke unterschiedliche Zwecke. Das Arbeitszeitgesetz ist Arbeitsschutzrecht: Es begrenzt die Belastung und schreibt Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten vor. Die Vergütungsfrage richtet sich dagegen nach dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag und § 611a BGB – hier geht es darum, welche Zeit bezahlt wird.

Deshalb ist die korrekte Antwort auf die Ausgangsfrage fast immer eine Rückfrage: Geht es darum, ob nach der Rückreise noch eine Spätschicht zulässig ist? Oder darum, ob die Stunden auf dem Konto landen? Die Tabelle ordnet die typischen Konstellationen.

Die letzte Zeile ist der Punkt, an dem viele Reisekostenrichtlinien ansetzen: Vergütet wird der sinnvolle, nicht der bequemste Weg.

Die BAG-Entscheidung, auf die sich alle berufen

Maßgeblich ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 17. Oktober 2018 (5 AZR 553/17). Ein Bauarbeiter war 2015 für rund zweieinhalb Monate auf eine Baustelle im chinesischen Bengbu entsandt worden. Der Arbeitgeber vergütete pro Reisetag acht Stunden; der Beschäftigte verlangte die gesamte Tür-zu-Tür-Zeit.

Das BAG stellte klar: Entsendet der Arbeitgeber Beschäftigte vorübergehend ins Ausland, gehören die für Hin- und Rückreise erforderlichen Zeiten zu der im Interesse des Arbeitgebers erbrachten Leistung und sind grundsätzlich wie Arbeit zu vergüten. Entscheidend ist die Erforderlichkeit: Gibt der Arbeitgeber Verkehrsmittel und Route vor, zählt diese Zeit. Dürfen Beschäftigte selbst wählen, schulden sie die wirtschaftlich vernünftige Variante. Im konkreten Fall hatte der Kläger einen Flug mit Zwischenstopp in Dubai und Business Class gewünscht – die dadurch entstandene Mehrzeit hielt das Gericht nicht für erforderlich. Zur genauen Stundenzahl verwies das BAG den Fall an das Landesarbeitsgericht zurück.

Ergänzend hat das BAG im Urteil vom 18. März 2020 (5 AZR 36/19) bestätigt, dass Arbeits-, Betriebs- und Tarifvereinbarungen für Fahrt- und Reisezeiten eine andere Vergütung vorsehen dürfen als für die eigentliche Tätigkeit – solange für die tatsächlich geleistete vergütungspflichtige Arbeit im Ergebnis mindestens der gesetzliche Mindestlohn erreicht wird. Wer eine Reisezeitregelung schreibt, hat damit Gestaltungsspielraum, aber keinen Freibrief.

Was der Arbeitsschutz verlangt – auch unterwegs

Das Arbeitszeitgesetz kennt keine Sonderregel für Dienstreisen. Es gilt: werktäglich höchstens acht Stunden, verlängerbar auf zehn, wenn im Schnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Nach Ende der täglichen Arbeitszeit stehen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit (§ 5 ArbZG).

Für Reisen heißt das konkret: Wer selbst am Steuer sitzt, arbeitet. Wer im Zug sitzt und liest, in der Regel nicht – ordnet der Arbeitgeber aber Telefonate oder Aktenbearbeitung an, wird daraus wieder Arbeitszeit. Und die Ruhezeit knüpft am Ende der Tätigkeit an, nicht am Wohnort: Endet eine Rückreise mit Arbeitsanteil um 23 Uhr, ist der nächste Einsatz frühestens um 10 Uhr zulässig. Ein Frühdienst am Folgetag wäre ein Verstoß – und einer, der ohne durchgängige Aufzeichnung schlicht niemandem auffällt. Wie Pausen und Ruhezeiten sauber dokumentiert werden, vertieft der Beitrag Pausen und Ruhezeiten korrekt dokumentieren.

Was Betriebe selbst regeln sollten

Weil das Gesetz nur den Rahmen setzt, entsteht der meiste Ärger dort, wo eine eigene Regelung fehlt. Drei Punkte lohnen eine schriftliche Festlegung, idealerweise in einer Betriebsvereinbarung oder Reiserichtlinie:

Erstens der Umfang. Ab wann läuft die Reisezeit – ab Wohnung, ab Betrieb, ab Bahnhof? Üblich und gut begründbar ist der Abzug des ohnehin anfallenden Wegs zur regulären Arbeitsstätte.

Zweitens die Bewertung. Wird Reisezeit voll, anteilig oder bis zu einer Obergrenze pro Tag gutgeschrieben? Eine Kappung ist zulässig, muss aber ausdrücklich vereinbart sein – Schweigen führt zur vollen Vergütung der erforderlichen Zeit.

Drittens der Ausgleich. Landet die Zeit auf dem Arbeitszeitkonto oder wird sie ausgezahlt? Ein Zeitkonto ist bei Vielreisenden meist die fairere Lösung, verlangt aber saubere Buchungen. Wie ein solches Konto funktioniert, beschreibt der Artikel Überstunden erfassen und abbauen.

Reisezeit erfassen, ohne Zettelwirtschaft

Die Erfassungspflicht macht bei der Werkstür nicht halt. Reisetage müssen genauso dokumentiert werden wie Bürotage – sonst lässt sich weder der Sechs-Monats-Ausgleich nach § 3 ArbZG noch die Einhaltung der Ruhezeit belegen. In der Praxis scheitert das selten am Willen, sondern an der Form: Wer unterwegs ist, hat kein Terminal und selten Lust auf ein Formular.

Genau dafür sind mobile Arbeitszeit-Apps gedacht. Der Testsieger Aplano lässt Beschäftigte per Smartphone starten und stoppen, erlaubt eigene Zeitarten – etwa „Reisezeit“ neben „Arbeit“ –, weist beim Buchen auf Konflikte mit Pausen- und Ruhezeitvorgaben hin und schreibt die Salden automatisch auf das Stundenkonto. Nachträgliche Korrekturen laufen über eine Freigabe und bleiben damit nachvollziehbar. Welche Systeme das ähnlich lösen, zeigt der Systemvergleich; die Grundlagen der Erfassungspflicht ordnet die Rechtslage ein.

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