Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung: Was ist noch erlaubt?

Was Vertrauensarbeitszeit eigentlich meint

Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, kein Freibrief gegen Dokumentation. Der Arbeitgeber verzichtet auf die Kontrolle der Anwesenheit und stellt das Arbeitsergebnis in den Vordergrund. Wann und teils wo gearbeitet wird, entscheiden Beschäftigte im Rahmen der betrieblichen Vorgaben selbst. Feste Kernzeiten, Stempeluhren im Eingangsbereich oder Anwesenheitslisten passen nicht zu diesem Modell.

Verbreitet ist der Irrtum, Vertrauensarbeitszeit bedeute „keine Erfassung“. Das war nie ganz richtig – schon vorher galten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes – und ist seit 2022 eindeutig überholt. Vertrauen bezieht sich auf die Einteilung der Arbeit, nicht auf den Verzicht auf jede Aufzeichnung.

Das BAG-Urteil und seine Folge für die Vertrauensarbeitszeit

Mit Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht – hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz im Licht der EuGH-Rechtsprechung – verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Diese Pflicht knüpft nicht an ein bestimmtes Arbeitszeitmodell an – sie gilt für alle, also auch für die Vertrauensarbeitszeit.

Die Kernbotschaft: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus. Das Urteil verbietet nicht das Modell, sondern die undokumentierte Variante davon.

Wie beides in der Praxis zusammengeht

Der Schlüssel liegt darin, wer erfasst. Vertrauensarbeitszeit bleibt gewahrt, wenn Beschäftigte ihre Zeit selbst dokumentieren, statt kontrolliert zu werden. Genau das leisten mobile Arbeitszeit-Apps: Start und Ende werden mit einem Tippen festgehalten, Pausen laufen mit, und am Monatsende steht ein prüffähiges Konto – ohne dass jemand die Anwesenheit überwacht.

Damit bleibt der Grundgedanke erhalten: Das Ergebnis zählt, die Einteilung ist frei. Gleichzeitig ist die gesetzliche Pflicht erfüllt und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes – Höchstarbeitszeit, Pausen, elf Stunden Ruhezeit – werden nachweisbar eingehalten. Wie diese Grenzen im Detail dokumentiert werden, zeigt der Beitrag Pausen und Ruhezeiten korrekt dokumentieren.

Wo die App den Unterschied macht

Auf Papier oder in einer Vertrauenskultur ohne jedes System lässt sich die Erfassungspflicht kaum sauber erfüllen. Eine Arbeitszeit-App wie der Testsieger Aplano verbindet beides: Beschäftigte stempeln selbst per Smartphone, Browser oder Tablet, das Stundenkonto läuft automatisch mit, und Hinweise auf Pausen- oder Ruhezeitkonflikte erscheinen, bevor ein Verstoß entsteht. Die freie Einteilung bleibt, die Dokumentation ist trotzdem vollständig.

Wer die rechtliche Einordnung vertiefen will, findet sie auf der Seite zur Rechtslage; welche Systeme die selbstständige Erfassung gut abbilden, zeigt der Systemvergleich.

Kommt eine neue gesetzliche Regelung?

Der Gesetzgeber arbeitet an einer Anpassung des Arbeitszeitgesetzes, die die Erfassungspflicht ausdrücklich regeln und Modalitäten wie zulässige Erfassungsformen und Übergangsfristen festlegen soll. Diskutiert werden unter anderem längere Umstellungsfristen für kleinere Betriebe. Ein entsprechender Referentenentwurf liegt vor, ist zum Stand dieses Beitrags aber noch nicht in Kraft getreten. Maßgeblich bleibt daher die aktuelle Rechtslage nach dem BAG-Beschluss von 2022. An der Grundaussage – Vertrauensarbeitszeit ja, aber mit Erfassung – wird ein neues Gesetz nach heutigem Stand nichts ändern.

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