Arbeitszeit privat erfassen: Apps aus Arbeitnehmersicht

Was ist eine eigene Aufzeichnung im Streitfall wert?

Private Aufzeichnungen sind erlaubt und ein zulässiges Beweismittel. Sie ersetzen aber nicht, was das Bundesarbeitsgericht im Überstundenprozess verlangt. Der maßgebliche Fall lag so: Ein Auslieferungsfahrer verlangte Vergütung für Überstunden. Sein Arbeitgeber erfasste technisch Beginn und Ende der Arbeitszeit, nicht aber die Pausen – nach den Maßstäben des Europäischen Gerichtshofs also gerade keine vollständige Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) dennoch: Die unionsrechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ändert die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess nicht.

Verlangt wird eine zweistufige Darlegung. Auf der ersten Stufe muss die beschäftigte Person darlegen und im Bestreitensfall beweisen, dass sie über die vertragliche Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet hat. Auf der zweiten Stufe muss sie darlegen, dass die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet waren oder zur Erledigung der Arbeit notwendig waren. Das Gericht stellt zugleich klar, dass sich beide Stufen überschneiden und wechselseitig bedingen können.

Der praktische Kernsatz daraus: Eigene Aufzeichnungen helfen bei Stufe 1. Sie ersetzen nie Stufe 2. Der übliche Knackpunkt ist nicht, wie lange gearbeitet wurde, sondern wer die Mehrarbeit veranlasst hat. Wer nur Stunden sammelt und die Veranlassung nicht dokumentiert, hat die halbe Arbeit gemacht.

Ändert die Erfassungspflicht die Beweislage?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und anzuwenden. Hergeleitet wird das aus dem Arbeitsschutzrecht in unionsrechtskonformer Auslegung (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Erfasst werden Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, und zwar die gesamte geleistete Arbeitszeit.

Was daraus für den Vergütungsprozess folgt, wird im Netz regelmäßig überzogen dargestellt. Eine Beweislastumkehr ist mit dem Beschluss nicht verbunden; das hat das Bundesarbeitsgericht in 5 AZR 359/21 ausdrücklich verneint. Diskutiert wird in der arbeitsrechtlichen Literatur allerdings eine Erleichterung der Darlegungslast: Verletzt der Arbeitgeber seine Erfassungspflicht, könnte ihn eine sekundäre Darlegungslast treffen, er müsste den Vortrag der Gegenseite also substantiiert bestreiten. Das ist Meinungsstand, keine gesicherte Rechtslage – und ob ein Umsetzungsgesetz die Frage klärt, ist offen.

Für die eigene Dokumentation heißt das: nicht darauf verlassen. Wer meint, im Streitfall genüge der Hinweis auf ein fehlendes betriebliches System, riskiert die Klage. Die Erfassungspflicht ordnet die Seite zur Rechtslage insgesamt ein.

Was gehört in eine belastbare Aufzeichnung?

Eine Aufstellung, die nur Wochensummen nennt, ist im Streit wenig wert. Belastbar wird sie durch Vollständigkeit auf Tagesebene:

Drei Eigenschaften entscheiden über die Überzeugungskraft: Zeitnähe – am selben Tag notiert wirkt anders als drei Monate später rekonstruiert. Lückenlosigkeit – eine Aufstellung, die nur die langen Tage kennt, wirkt selektiv. Widerspruchsfreiheit – die Angaben müssen zu unabhängigen Belegen passen: zu Einsatzplänen, Schließzeiten, Tourenlisten, Übergabeprotokollen, Mails mit Zeitstempel. Solche korrespondierenden Belege sollten parallel gesichert werden, solange der Zugriff besteht.

Wer Pausen sauber führt, erkennt nebenbei Verstöße gegen die gesetzlichen Ruhezeiten – die Vorgaben dazu erklärt der Beitrag zu Pausen und Ruhezeiten, die Systematik hinter Zeitkonto und Ausgleich der Beitrag zu Überstunden erfassen und abbauen.

Darf ich Kollegennamen und Betriebsdaten notieren?

Hier wird es heikler, als viele annehmen. Die Haushaltsausnahme des Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO nimmt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten vom Anwendungsbereich der Verordnung aus; bei gemischter Zweckrichtung greift sie nicht. Ob eine private Zeitnotiz, die zur Beweissicherung auch Kollegennamen enthält, noch darunterfällt, ist ungeklärt – wer hier eine eindeutige Antwort liest, sollte skeptisch sein.

Der letzte Punkt ist der wichtigste: Das Kopieren betrieblicher Datenbestände „auf Vorrat“ – für den Fall, dass es später einmal Streit geben könnte – ist ein eigenständiger, kündigungsrelevanter Pflichtverstoß, und zwar unabhängig davon, ob der Überstundenanspruch am Ende besteht. Wer Belege sichert, beschränkt sich deshalb auf Dokumente, die die eigene Arbeitszeit betreffen. Die Gegenrichtung – wann der Umgang mit Arbeitszeiten zum Vorwurf wird – behandelt der Beitrag zum Arbeitszeitbetrug.

Papier, Tabelle oder App – was ist rechtlich besser?

Keines von beidem. Für private Aufzeichnungen gibt es keine Formvorschrift; Notizbuch, Tabelle und App sind rechtlich gleichwertig, und das Gericht würdigt Beweise frei. Manipulationssicherheit erhöht die Überzeugungskraft, ist aber keine Voraussetzung. Entscheidend bleibt, welches Werkzeug tatsächlich täglich benutzt wird.

Wer sich für eine App entscheidet, braucht dafür in der Regel kein Abonnement: Mehrere Anbieter haben Tarife, die auf genau einen Nutzer zugeschnitten sind.

• Toggl Track bewirbt einen dauerhaft kostenlosen Tarif („free forever“), laut Anbieter beschränkt auf eine begrenzte, auf der Preisseite nicht bezifferte Personenzahl. Bezahlte Tarife beginnen bei 9 US-Dollar je Nutzer und Monat.
• timr nennt einen dauerhaft kostenlosen Zugang („0 € for always“) für einen Nutzer und eine Funktion – also etwa Arbeitszeit ohne Projektzeit. Der Standard-Tarif kostet 8 Euro je Nutzer und Monat.
• clockodo ist für Solo-Selbstständige kostenlos, ohne Abwesenheits- und Teamfunktionen. Bezahlte Tarife beginnen bei 4 Euro je Nutzer und Monat.

Screenshots: Startseiten der Anbieter, aufgenommen im August 2026, als Illustration; die Rechte liegen bei den jeweiligen Anbietern. Preise nach den offiziellen Preisseiten, abgerufen im August 2026.

Zwei Hinweise zur Auswahl: Die App sollte Pausen als eigene Zeiten abbilden können und nicht nur eine Gesamtdauer – sonst fehlt genau die Angabe, an der der BAG-Fall hing. Und der Datenbestand sollte sich als CSV oder PDF exportieren lassen; eine Aufzeichnung, die nur in der App eines Anbieters existiert, ist im Ernstfall schwer beizubringen.

Was Arbeitgeber einsetzen – und was das für Beschäftigte bedeutet

Immer mehr Betriebe führen ein eigenes System ein, weil die Erfassungspflicht sie dazu zwingt. Für Beschäftigte ist das zunächst eine Entlastung: Wer sauber stempelt, hat eine Aufstellung, die beide Seiten anerkennen. Zum Werkzeug im eigenen Interesse wird sie aber erst durch die monatliche Prüfung gegen die eigene Notiz – Abweichungen gehören zeitnah und schriftlich reklamiert, nicht erst beim Ausscheiden.

Ein verbreitetes Beispiel aus dem Marktumfeld dieser Seite ist Aplano: Gestempelt wird per App, im Browser oder an einem gemeinsamen Tablet, das Stundenkonto läuft mit, und Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz zeigen Konflikte bei Pausen und Ruhezeiten an. Zu beachten ist die Tarifgrenze: Zeiterfassung, Auswertungen und die ArbZG-Hinweise stecken erst im Pro-Tarif für 4,50 Euro je aktivem Mitarbeiter und Monat zzgl. USt.; die Tarife Core (0,50 Euro) und Basic (2,00 Euro) decken vor allem Schichtplanung ab. Ein 14-tägiger Test ist möglich – Details nennt aplano.de.

Und bei Vertrauensarbeitszeit? Dort entfällt die Dokumentation nicht, sie verlagert sich nur: Die Lage der Arbeitszeit bestimmen Beschäftigte selbst, aufgezeichnet werden muss sie trotzdem – Details im Beitrag zu Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung.

← Alle Blog-Artikel · Überstunden erfassen und abbauen · Pausen und Ruhezeiten · Rechtslage